الادارة و و ظائفها

تـقـديــم

لقد اختلف العلماء والكتاب والمفكرون والباحثون فيما أورده كل متهم في تحديد مفهوم الإدارة أو عناصرها، مما يدل على عدم وجود اتفاق تام حول مفهوم الإدارة أو عناصرها. وقد يكون لتنوع مناهج الإدارة تأثيرا مباشرا في اختلاف وجهات نظر العلماء في التعريف بها وتحديد مفهومها. إلا أنه يمكن القول بأنه من أهم أسباب هذا الاختلاف هو حداثة علم الإدارة بصفة عامة.
لقد مارس الإنسان الإدارة كنشاط منذ القديم ولا يزال يمارس بأعماله اليومية سواء أكان واعيا لتلك الممارسة أم لا.
لقد احتل النشاط الإداري درجة أكثر تقدما في العملية الإدارية عندما احتاج الإنسان منذ القديم إلى إنسان آخر ليتعاون معه لتحقيق هدف محدد. وازداد النشاط الإداري مع بداية تشكل المنظمات ونموها حتى وصلت إلى ما هي عليه الآن وغدت الإدارة الدعامة الأساسية في عملية التنمية حتى قيل : "لا توجد بلدان متخلفة، إنما توجد بلدان فيها إدارة متخلفة". كما انتشرت بين فقهاء الإدارة العامة مقولة مفادها : "إن قيمة الدولة من أهمية الإدارة العامة فيها".
بعد هذا التمهيد نتساءل عن ماهية الإدارة ؟ ماذا يعني مفهوم الإدارة ؟ كيف عرفها الرواد الأوائل في علم الإدارة وما هي الوظائف المنوطة بها.

وعلى هذا الأساس سوف نتناول هذا الموضوع في المبحثين كالتالي :

 المبحث الأول : الإطار المفاهيمي للإدارة
 المبحث الثاني : وظائف الإدارة

المبحث الأول : الإطار المفاهيمي للإدارة

لكل شخص غير مختص بعلم الإدارة مفهوم أولي عن الإدارة وتختلط تلك المفاهيم عليه أحيانا بين مفهوم الإدارة والقيادة أو الرئاسة أو يفهمها من خلال وظائفها الإدارية كالتخطيط والتنظيم...إلخ.
لذلك نتساءل كيف حدد الرواد والعلماء المتخصصون في مجال علم الإدارة تعريفا لها ؟

المطلب الأول : تعريفات كبار علماء الإدارة

لقد عرفها تايلور كالتالي : الإدارة هي القيام بتحديد ما هو مطلوب عمله من العاملين بشكل صحيح ثم التأكد من أنهم يؤدون ما هو مطلوب منهم من أعمال بأفضل وأرخص الطرق. كما عرفها "دافيز" بأنها "هي عمل القيادة التنفيذية". وعند "جون مي" هي : "فن الحلول على أقصى نتائج بأقل جهد حتى يمكن تحقيق أقصى سعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة للمجتمع".
أما "فايول" فقال : "تعني الإدارة بالنسبة للمدير أن يتنبأ بالمستقبل ويخطط بناء عليه، وينظم ويصدر الأوامر وينسق ويراقب".
في حين بالنسبة "لشيلدون" الإدارة هي : "وظيفة في الصناعة يتم بموجبها القيام برسم السياسات والتنسيق بين أنشطة الإنتاج والتوزيع والمالية وتصميم الهيكل التنظيمي للمشروع والقيام بأعمال الرقابة النهائية على كافة أعمال التنفيذ".
ويقول "وليم هوايت" في هذا الصدد : "إن الإدارة فن ينحصر في توجيه وتنسيق ورقابة عدد من الأشخاص لإنجاز عملية محددة أو تحقيق هدف معلوم".
أما "ليفنجستون" فقد عرفها كالتالي : "الإدارة هي الوظيفة التي عن طريقها يتم الوصول إلى الهدف بأفضل الطرق وأقل تكلفة وفي الوقت المناسب وذلك باستخدام الإمكانيات المتاحة للمشروع.

المطلب الثاني : ماهية الإدارة وتعريفها

الفقرة الأولى : ماهية الإدارة

الإدارة عملية جوهرية لتسيير أمور الإنسان، وقد تميز بها الإنسان عن غيره من الكائنات الحية فنلمسها عندما يحتاج الإنسان لترتيب حياته وشؤون أسرته وكذلك في المنشآت الصغيرة أو المنظمات الكبيرة يجب وضعها تحت آلية تنظيمية تؤدي بها إلى تحقيق أهدافها.
والمجتمع بحاجة إلى آلية بموجبها توجه منظماته وترتب سير العلاقات وشؤون أفراده ومتطلباتهم، كل ذلك يتم بموجب وسيلة هامة وهي الإدارة التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف التي يطمح إليها المجتمع أفرادا ومنظمات.

الفقرة الثانية : تعريف الإدارة

• التعريف الأول : "هي عملية ذهنية وسلوكية تسعى إلى الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية لبلوغ أهداف المنظمة والعاملين بها بأقل تكلفة وأعلى جودة"
• التعريف الثاني : "هي ذلك النشاط المسؤول عن اتخاذ القرارات وصياغة الأهداف وتجميع الموارد المطلوبة واستخدامها بكفاءة لتحقيق نمو المنظمة واستقرارها عن طريق مجموعة من الوظائف أهمها : التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتقويم".
• التعريف الثالث : "هي الاستخدام الفعال والكفء للموارد البشرية والمادية والمالية والمعلومات والأفكار والوقت من خلال العمليات الإدارية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة بغرض تحقيق الأهداف".
في ضوء التعاريف السابقة يمكننا وضع تعريف أكثر تكاملا للإدارة وذلك على النحو التالي :
"الإدارة هي فن إنجاز الأعمال بواسطة الموظفين ومن منظور أوسع فإنها تنطوي على إنجاز الأهداف باستخدام الموارد البشرية والمالية والتقنية المتوفرة".
هذا ويقصد بالموارد :
- الموارد البشرية : الأفراد الذين يعملون في المنظمة.
- الموارد المالية : كل المبالغ من المال التي تستخدم لتسيير الأعمال الجارية والاستثمارات الطويلة الأجل.
- المعلومات والأفكار : تشمل الأرقام والحقائق والقوانين والأنظمة.
- الوقت : الزمن المتاح لإنجاز العمل.
لكن في سياق هذا التعريف نتساءل هل الإدارة هي فن أم علم.
إن الإدارة فن لأنه لابد للمدير أن يمتلك القدرة الشخصية على تطبيق الأفكار والنظريات والمبادئ الإدارية بطريقة ذكية ولبقة تعكس الخبرة والتجربة والممارسة، والإدارة علم لأننا ندرس في الجامعات نظريات ومبادئ وأفكار إدارية.
وبذلك يمكن القول أن الإدارة هي فن وعلم في نفس الوقت فالعلم يعلم الإنسان أن يعرف "To Know"، بينما الفن يعلمه أن يعمل "To Do".

المبحث الثاني : وظائف الإدارة

لاشك أن للإدارة وظائف متعددة والهدف الأساسي من تنفيذ هذه الوظائف هو استخدام الإمكانيات البشرية والمادية في المنشأة أحسن استخدام وخلق الجو الصالح المناسب لتشغيل كافة الموارد المتوفرة إلى أقصى طاقاتها الممكنة لتحقيق الأهداف المنشودة بأقل التكاليف مراعية في ذلك الناحية الإنسانية في معاملة العنصر البشري وتحقيق أكبر قدر ممكن من التعاون في المشروع.
إن وظائف الإدارة تمثل صيرورة لا متناهية منها : التخطيط-التنظيم-التوجيه والإشراف-الرقابة.

المطلب الأول : التخطيط : Planing

ويمثل إحدى وظائف الإدارة، وهو التقرير سلفا بما يجب عمله في المستقبل لتحقيق أهداف المنشأة خلال فترة زمنية محددة وهو عمل يسبق التنفيذ.
ونرى من التعريف أن التخطيط عمل يسبق التنفيذ وأن التنبؤ جزء أساسي في عملية التخطيط بشرط أن يكون هذا التنبؤ ناتجا عن خبرة في الماضي، والتخطيط ينتج عنه وضع أهداف عامة وتفصيلية يحتاج تحقيقها إلى وضع خطة يتم تحديد الوقت والإجراءات اللازمة لتنفيذها.
• فوائد التخطيط :
للتخطيط فوائد عديدة وهي :
1- يعتبر التخطيط نقطة الانطلاق لتنفيذ باقي وظائف الإدارة.
2- التخطيط يساعد المنظمة على مواجهة المنافسة في السوق.
3- التخطيط الجيد يؤدي إلى التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة، كما يزيد التفاهم والتعاون بين الأفراد ويؤدي إلى الاستخدام الأمثل للموارد وتقليل تكلفة الإنتاج ورفع الجودة في المنتجات.
4- يحمي المنظمة من أي صدمات أو مفاجآت قد تواجهها في المستقبل.

• عملية التخطيط :
تتكون عملية التخطيط من مجموعة من المراحل :
1- وضع الأهداف.
2- التنبؤ.
3- تحديد المهام والواجبات.
4- تحديد الإمكانيات المتاحة.
• معوقات التخطيط :
تتجلى هذه المعوقات على الخصوص في :
1- صعوبة الوصول إلى تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في نشاط المنظمة.
2- صعوبة الحصول على المعلومات الكافية والموثوقة التي تستند عليها عملية التخطيط وتحديد الأهداف.
3- عملية التخطيط تنشد التغيير والتطوير والابتكار وهذه الأمور تجد معظم الأحيان مقاومة من بعض القيادات والأفراد.
4- عدم التزام بعض العاملين من القيادات الإدارية وغيرهم من الأفراد ذوي النفوذ بعملية التخطيط.
5- عملية التخطيط تحتاج إلى إمكانيات مالية كبيرة وتحتاج إلى جهد ووقت لإنجازها وقد لا يكون ذلك متوفرا بالمنظمة.

المطلب الثاني : التنظيم

"التنظيم يعتبر الإطار الذي يجمع ويرتب جهود الأفراد وينسقها من أجل تحقيق أهداف محددة".
ويمثل إحدى وظائف الإدارة، ويقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطة ووظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إدارتها (كالإدارة المالية وإدارة التسويق) وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسؤولية، التفويض، والمركزية واللامركزية، ونطاق الإشراف... وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.
• عناصر التنظيم :
يمكن تحديد هاته العناصر كما يلي :
1- الأفراد العاملون في المنظمة.
2- أعمال المنظمة.
3- الموارد المتوفرة في المنظمة.
4- الأنشطة والإجراءات وخطوط السلطة.
5- توزيع الموظفين والعلاقة بينهم وخطوط الاتصال.
6- تحديد الاختصاصات والسلطات والمسؤوليات للموظفين.
• فوائد التنظيم :
تتجلى فوائد التنظيم في دعم المجالات التالية :
1- تنسيق الجهود بين الوحدات الإدارية.
2- التخصص.
3- الاهتمام بالأنشطة البارزة وذات الأهمية.
4- عدم الهدر والإسراف.
5- التعاون بين الموظفين.
6- الاستقرار الوظيفي.

المطلب الثالث : التوجيه والإشراف

هو إرشاد وتحفيز المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة.
نحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية.
والإشراف يقدم لنا ثلاث مواضيع : الاتصال، القيادة والإشراف، التحفيز الإنساني.
أولا : الاتصال
وهو عملية يتم بموجبها نقل أو تمويل معلومات من جهة إلى أخرى بغرض إحاطتهم بها والتأثير في سلوكهم وتفكيرهم وتوجيههم الوجهة الصحيحة المطلوبة بهدف ضمان استمرارية العمل في المنظمة.
ثانيا : القيادة والإشراف
المهمة الأساسية للقائد هي بذل الجهد والعمل على التأثير في مرؤوسيه وتوجيه نشاطهم في جو من التعاون نحو تحقيق الهدف الموضوع أصلا في الخطة.
ثالثا : الحفز الإنساني
ويعرف على أنه قوة أو شعور داخلي يحرك وينشط سلوك الفرد لإشباع حاجات ورغبات معينة من أجل تخفيف حالات التوتر المصاحبة لنقص في إشباع تلك الحاجات والرغبات.

رابعا : الرقابة : Controlling

وتمثل إحدى الوظائف الإدارية وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الإداري الفعلي للتنظيم ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن تم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات.
تعريف آخر : "هي مجموعة من العمليات التي تقوم بها الإدارة لتقييم تنفيذ الخطة المطلوبة".
وعليه فالرقابة تقدم لنا الوظائف الآتية :
1- التأكد من أن وظائف الإدارة يجري تنفيذها حسب ما هو مخطط له.
2- تكشف عن الانحرافات السلبية ومعالجتها والتعرف على الانحرافات الإيجابية وتدعيمها تهدف إلى الاستخدام الأمثل للموارد المالية والبشرية والمادية ورفع الكفاية الإنتاجية.
3- تكشف لنا عن مستوى الأداء الفعلي للأفراد.
وقد حدد "بيتر دركر" وظائف المدير في خمسة هي :
1- تحديد الأهداف.
2- ترتيب وتنظيم المجموعات.
3- التحفيز والاتصال.
4- التقييم والقياس.
5- تطوير الأفراد.
إن هذه الوظائف الخمسة تشرح عمل المدير وبالتالي فإنه حيث وجد المدير قائما بهذه الوظائف الخمسة وجدت الإدارة (أي ممارسة الإدارة) كالطبيب إذا قام بمهامه من كشف وتشخيص وتحليل وكتابة الأدوية فإنه بذلك يكون قد مارس مهنة الطب.
والمدير الجيد هو الذي يسعى إلى تطوير مهاراته في تلك الوظائف الخمس وتمارس الإدارة على ثلاثة أشكال كما قسمها "دركر" :
1- القسم الأول : إدارة العمل.
2- القسم الثاني : إدارة المدراء.
3- القسم الثالث : إدارة العمل والعمال.


خاتــمـة

عموما يمكن القول أن الإدارة لم تعد قانونا أو مقتربا قانونيا مستقلا بذاته بل أضحت علما محكوما بنظرية التطور والتحديث وهو علم يدعو لإخضاع ظواهر الإدارة العامة لبحوث ومجهودات فكرية علمية نقدية وتحليلية تجعل من تحليله سبيلا لتجاوز المقترب القانوني وامتداده إلى تحديد علاقة الإدارة بمحيطها الوظيفي السلوكي السوسيولوجي والاقتصادي عبر تحديد كيفية وطرق ترشيد العمل الإداري والرفع من المؤسسات الإدارية ومردوديتها وكذا الكشف عن العوامل المؤثرة في النشاط الإداري.
إن الإدارة بلا شك هي المحرك الأساسي لفاعلية الجهد الإنساني فبواسطتها يتم إنشاء المنظمات الاقتصادية وتزويدها بوسائل الإنتاج الضرورية التي تعمل أفضل المنتجات من حيث الجودة والكم والتكلفة بهدف إشباع حاجات المستهلكين. كما تؤمن الإدارة أيضا مناخا ناجحا للعلاقات الإنسانية يضمن ولاء العاملين واستقرارهم وتحسين أدائهم.
وبكلمات أخرى يمكن القول أن النتائج التي تتقدم بها الجهود الجماعية والتي تتكون من جهود كل فرد من أفراد المجموعة الذين يعملون متضامنين مع بعضهم للوصول إلى أهدافهم تتوقف قبل كل شيء على درجة فعالية العمل الإداري وقدرته ومدى تأثيره أي على فعالية وقدرة تأثير الأفراد الذين يشغلون المناصب الإدارية في هذه المجموعة من الأفراد وعندما تفتقد إلى هذه القدرة والتأثير فإن أهمية مختلف عوامل النجاح التي قد تكون متوفرة قد تفتقد تأثيرها وتضيع قيمتها.
ولهذا لابد من إعطاء المزيد من الاهتمام للعمل الإداري وتحسين كفاية أدائه حتى يمكن الحصول على نتائج أفضل نتيجة عمل الجماعة ولاشك فإن هذه النتائج سوف تنعكس بالخير على أفراد الجماعة نفسها وبالتالي تنعكس بالخير على المجتمع كله الذي سوف يتمتع بكميات أكبر من نتائج أعمال الجماعة (سلع وخدمات) مقابل استهلاك أقل من الجهود والمواد وغيرها.

لائحة الــمـراجـع

 الدكتور محمد صادق : "إدارة التنمية وطموحات التنمية الاقتصادية والاجتماعية في العالم العربي".
 عبد الرحمان تيشوري، (محلل اقتصادي) مقال بعنوان : "مفهوم الإدارة والنتائج السلبية والكارثية لغياب الإدارة"، المصدر : المعهد العربي للبحوث والدراسات الإستراتيجية.
 م.حقو، مقال إلكتروني بعنوان : "تعريف الإدارة ووظائفها، موقع : "النضال المستمر".
 مدونة محسن الموسوي الإدارية، المنتدى العلمي الثقافي.